If you have suddenly discovered Obsidian, Roam, Tana and so on or are switching from one to the other, below are my thoughts on choosing and getting started with an app for note-taking/knowledge management and creating your on workflow how you take notes, do tasks, consume information

1) Use the chosen app for at least 6 months

a) It minimizes distraction/FOMO – “Oh, there’s another cool app!” and procrastination (“What if there is a better app”)
b) It eliminates waste of time — with a new app, you will have to go through the learning curve all over again

2) Limit the time for structuring your workflow inside the app

For example: no more than 30 minutes a day / only on Fridays
a) This eliminates the procrastination of “I’m setting up my own system” instead of an actual work
b) It minimizes the risk of a burnout, when you spend 2-5 days pouring yourself into the setup, and then on the 6th day you’re about to puke from another educational video

3) Work first, structure later

Firstly, setting up your onw workflow inside an app and tweaking it is better to do in the allotted time. Also it is much easier to structure your workflow when you have some volume of bulk tasks/notes. So come on: create a task, take a note, etc. and don’t try immediately think of a workflow and optimizing it, just do the most relevant tasks. You can understand that the app fits your needs or not only during actual work, not but by trying to setup an ideal workflow with a few dummy tasks like “read a book” and “walk the dog”.

3 принципа, как внедрять приложение для ведения персональной базы знаний / заметок / тасков

Если вы вдруг решили для себя Obsidian, Roam, Tana and so on или переключиться с одного на другое, то ниже мои мысли о выборе и внедрении app-а для ведения дел/заметок/knowledge base и отстройки воронки потребления контента на ее базе:

1) Использовать апп хотя бы 6 месяцев

а) Минимизирует отвлечение/FOMO — “ой, есть же еще другая система!” и прокрастинацию (“пойду поищу еще другой апп”)
б) Сокращает траты времени —> с новым аппом придется заново проходить этап вводного обучения

2) Ограничивать время на тюнинг аппа

Например: не более 30 минут в день / только по пятницам
а) Этим избавляюсь от прокрастинации в виде “я же настраиваю себе систему” вместо работы
б) Минимизирую риск перегорания, когда за 2-5 дней выплескиваешь все в настройку, а потом тошнит от очередного видео

3) Вначале работа, потом структурирование

Отладку воронки и структурирование лучше делать в отведенное время + гораздо проще структурировать, когда накопиться какой-то объем мяса. Завели таск, заметку и т.д. и не структурируйте особо, сразу берите и делайте то, что актуально. Удобство системы познается в работе, а не в создании “идеальной воронки/структуры” на 2-х тасках типа “прочитать книгу” и “выгулять собаку”.

Global statistics from a time accounting service I use (if it is not a photoshoped picture).

1) (everyone knows, but no one does) plan the ideal week in the calendar so that you want to follow it

2) Give a minimum of time for the action that you are constantly postponing and try to do the most in that time. As a result, people are usually surprised how much and quite well they have done this terrible task. It gives a charge of motivation and the task becomes less scrolling.

3) Funny one: Just literally look for 5 minutes at the task you’re afraid to start

Source: https://www.youtube.com/watch?v=GJUh9tVSKQg

---

1) (все знают, но никто не делает) планировать идеальную неделю в календаре, так, чтобы ей хотелось следовать

2) Давать минимум времени на то действие, которое постоянно откладываете и пытаться сделать максимум за это время. Как результат — обычно люди удивляются, как много и вполне хорошо они успели сделать этой страшной задаче. Это дает заряд мотивации и задача становится менее прокрастинируемой.

3) Самое смешное: Просто 5 минут смотри задачу, к которой боишься приступить.

Источник: https://www.youtube.com/watch?v=GJUh9tVSKQg

Очередная статья в копилку, что бизнес-метрики чего-либо полезны, но не как цель.

Участникам эксперимента (261 студент, специальность бизнес) показывали ряд финансовых показателей и просили оценить стоимость акций. Участники называли свою версию стоимости, а потом видели правильный ответ. И так несколько дней. Оказалось, что их результаты сильно зависели от связки GMA (general mental ability)-Goal.

Чем умнее человек, тем хуже он работает под давлением, т.е. на время, на не-ошибиться, на конкретные KPI и т.д. Ну и наоборот, если это человек простой (даже ПТУ не смог закончить), то ему проще показывать хоть какой-то результат, когда цель именно на результат.

Собственно, очевидный вывод: не стоит ждать инноваций или (что близко) саморазвития от своих людей, если вы требуете с них выполнения KPI. И, наверное, стоит принять во внимание, что KPI — это не только что-то измеряемое. Это может быть и культура «гарантированного результата», когда неудачи при попытках сделать что-то лучше, пускай и нестандартным способом, порицаются на уровне ценностей компании.

1) https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/30628803
2) https://bigthink.com/personal-growth/smart-people-choke-under-pressure

Книга, которая магическим образом умудряется оставаться полезной, даже при том, что 70% содержания не про уборку. Впрочем книга достаточно открыто об этом заявляет прямо с названия.

Большая часть книги — личные ми-ми истории и какая-то антинаучная ересь про «разговаривайте с вещами», «передавайте энергию одежде», «благодарите вещи».

Оставшаяся часть — вполне себе годная. Может излишне просто и очевидно, но еще никогда для меня избавление от ненужных вещей не было таким простым . Мне кажется, что порядка стало больше на процентов 20%, а подготовил на выброс аж целую коробку вещей. И эти вещи у меня «просто стояли», понимаете? Открываешь ящик, а там туфли… ты смотришь, они на тебя смотрят, закрываешь. И так 9 лет. Зачем они там стояли, а?

Главное же достоинство книги в том, что она тайно и как бы исподтишка учит принимать решения. Может быть не самые high-stakes решения, но c чего-то надо начинать. Как учит? Через умение определять, что вам нужно дальше по жизни, а что нет.

1. Уборка по категориям, а не по месту хранения. Хранить все предметы одного типа в одном месте и не давать местам для хранения расползаться по дому

Мы это и так делаем — обувь, полотенца и т.д., но надо просто целенаправленно, а не случайно это делать и порядка становится больше. Вернее не так. Порядок становится легче поддерживать.

2. Уборка = избавление от ненужного и определение, где хранить нужное. Избавление стоит на первом месте.

3. Следует выбирать, что мы хотим сохранить, а не то, от чего мы хотим избавиться

Если бы фокус был: «От чего избавиться?», то пошли бы лукавые ответы «Да все полезное» и «Когда-нибудь точно пригодится», а тут прекрасный вариант — все, что не хотим сохранить, удаляется.

4. Возьмите вещь в руку и спросите себя «Вызывает ли эта вещь радость?»

Да. Достаточно просто развернуть и все понятно.

6. Вертикальное складывание как главный метод хранения. От 20 до 40 предметов одежды в том же пространстве, которое требуется для развешивания 10 вещей.

7. Хранить вещи в вертикально, а не в лежачем положении.

Да. Я и так это знал, но тут решил попробовать и… мне понравилось, хотя складывать приходится больше и лучше иметь чистый стол для этого.

8. Когда мы берем свою одежду в руки и аккуратно ее складываем, мы, как я полагаю, передаем ей энергию оказывающую на нашу одежду положительное воздействие.

Вот это та милая незамутненная дичь, о которой я говорил в начале. Увы, такого много. Она регулярно к ней возвращается. Я воспринимаю это как детские сказки. Вы можете воспринимать, как вам захочется.

9. Складывание — это форма диалога с нашим гардеробом.

Не диалога, а диагностики своего гардероба.

10. Беспорядок от того, что у вещей нет определенного места хранения.

Когда ты чем-то воспользовался, то мотивация что-то делать с этим предметом спала (ну там доминанта ушла и т.д.) и, если нет места, то это надо аж целое решение принять — куда это положить. Подумать нужно. А мозг это напрягает (1) и он кладет это куда-угодно, лишь бы быстрее. Но если есть место — решения принимать не нужно, думать не нужно. Мозгу нравится, когда не нужно думать, поэтому бездумно дойти и положить – это ок. И у вас порядок. Поэтому нужно для всех вещей продумывать четкие места. И для вещей других людей тоже, если не хотите беспорядка от них.

11. Хранение должно снижать объем усилий, необходимых, чтобы класть вещи на места, а не усилий, необходимых для того, чтобы доставать их.

В копилку предыдущего высказывания.

12. Представление о том, что намного удобнее хранить все в пределах досягаемости, — это, как правило, неверное допущение.

Поближе положишь, подальше возьмёшь.

13. Нам может казаться, что мы храним свои вещи так, чтобы это соответствовало нашему поведению, но, как правило, мы сами бессознательно приспосабливаем свои поступки соответственно плану хранения.

Список ссылок

1) “Decision Making and the Avoidance of Cognitive Demand”, Wouter Kool, Joseph T. McGuire, https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2970648/ 10.1037/a0020198