Дизайн типовых документов

Иногда спрашивают:

Алексей, добрый день.
Требуется Ваша консультация в вопросе улучшения офера для клиентов, возможно ли это ? если да, то какие сроки и стоимость? Приложил пример коммерческого предложения.
— Виктор.

А я всегда отвечаю:

Виктор, добрый день.

Спасибо, что написали, но увы, я вряд ли могу помочь. Я по сложным презентациям, а здесь иная задача —переверстать документ. И мне кажется, что вам (вам и вашим коллегам) самим это по силами.

Для этого стоит стремиться к ясности и простоте

  1. Разделять смысловые блоки белым пространством
  2. Использовать фирменный стиль (шрифт, цвет и логотип)
  3. Удалять все лишние элементы (лишний = декорирует или украшает)

На выходе получите какой-то такой документ. Этот сделал я, не дизайнер.

Почему внешний дизайнер здесь не подойдёт
  1. Не каждая дизайн-студия возьмется за такую мелкую задачу. Либо им это операционно невыгодно, и в портфолио не положишь. Либо возьмутся, но и ценник выставят большой (чтобы отбить все издержки).
  2. А если возьмутся и сделают хорошо… то сами сотрудники через 2-3 месяца все «улучшат» до неузнаваемости: ну там болдом, курсивчиком, какой-нибудь плашечкой. Ведь они не дизайнеры.
  3. Ну и наконец, вряд ли это единственный документ, который требует графического порядка. Скорей всего таких документов много. Они разные, зачастую индивидуальные. Под клиента или задачу. Штучные изделия. На конвейер дизайн-студии не отдашь, слишком много и штучно. А я уверен, что вам бы хотелось начать системно понятней и эстетичней коммуницировать в документах.

Поэтому, мне кажется, что вам самим надо стать немножко дизайнерами. В 1897 году в России лишь 30% населения умели читать и писать, а сегодня 99,5%. Дизайн — это современная письменность. Осваивайте её, пожалуйста.

Или не осваивайте, но прошу вас перед этим посмотреть

  1. На состояние тех стран, где грамотность до сих пор ниже 30%. Возможно только мне видится в этом какая-то закономерность.
  2. На график роста акций компаний, которые вкладывают в дизайн и тех, кто не вкладывает.


Источник — DMI.

Одной презентации мало

Разговор с клиентом из биотеха

— А им точно ничего не надо делать?
— Ну, конечно, не надо. Я им революцию предлагаю.
— Если ничего не надо, то твори свою революцию без них.
— Ну… им надо построить линию производства для моего продукта…
— А сколько это стоит?
— Да копейки в сравнении с революцией…
— Не копейки. На этапе принятия решения у них есть готовая система производства и их проверенные методы, которые дадут им условные +2% в год без какой-то головной боли. И есть твое решение, которое даст «+неизвестносколько», а потребует +500% от затрат на то, что даст им +2% без головной боли.
— Да ты…
— Да я.

Людей, которые смогут увидеть революцию всегда будет меньше тех, кто умеет сравнивать две цифры. На всю Space X и Tesla лишь один Илон Маск. На весь Сбербанк лишь один Герман Греф.

Если нет хоть каких-то оценок, то вы рискуете уподобится Нилу Деграсс Тайсону. Это очень харизматичный астрофизик уже лет пять подряд произносит пламенные речи, что NASA надо дать больше денег (в 2 раза больше, чем NASA обычно просит). «Ведь космос — это развитие всей страны». Он даже выступал перед сенатом США. Но этих денег NASA так и не дали. И по планам не дадут еще лет 5.

Бюджет NASA на 2016 год — 19,3 млрд долларов, бюджет Роскосмоса — 5 млрд долларов.

Мне кажется, что стоит помнить простую вещь — вы разговариваете с гидрой. Только гидра эта добрая, но загруженная —  каждая голова забита своими задача.

«Сражение Геракла с лернейской гидрой», Антонио Поллайоло, 1475 г.

Директор может быть воодушевлен вашим революционным решением. Но с другой стороны в его голове роятся мысли: «А что скажут другие? А ведь у них уже есть цели и задачи на этот год. А ведь… это потребует серьезных ресурсов только на административное управление всем этим…»

Мне кажется, что наиболее подходящим шагом после воодушевления головы гендира будет договоренность, чтобы вы прошлись по остальным «головам гидры»: финансовый директор, коммерческий директор, маркетинг директор, директор производства и т.д. И обсудили с ними ситуацию — как они себе видят это. В чем могут быть проблемы? Возможно ли это с учетом их задач и целей?

И вот с этим багажом знаний уже можно снова приходить к генеральному и предлагать изменить мир. Иначе «гидра давайте-ничего-не-будем-менять» победит.

Трудности с коммуникацией ценностей естественны

>//…трудности, с которыми многие компании сталкиваются, пытаясь дифференцировать или сообщить внешнему миру свою истинную ценность, являются не бизнес-проблемой, а биологической.//
>
>//— Саймон Синек//

И точно так же, как человек старается изо всех сил выразить словами свои эмоции, мы полагаемся на метафоры, художественные приемы и аналогии, пытаясь сообщить о том, что мы чувствуем. Не располагая соответствующими языковыми средствами для сообщения наших эмоций, нашей цели, причины или убеждения, мы рассказываем истории.

Если все сделано правильно, это именно то, чем становятся маркетинг, брендинг, а также продукты и услуги. Для компаний это способ установить связь с внешним миром. Как с клиентами, так и (что мне кажется еще важнее) со своими сотрудниками.

Тренинг Алексея Каптерева

Т.к. я cам профессионально занимаюсь деланием презентаций, то, пожалуй, отмотаю время назад, когда я только начал заниматься презентациями (и ещё не делал это специализированно для других людей), год так 2007-й. И дам отзыв именно из того момента. Это будет полезнее для тех, кто сейчас “просто делает презентации по своей основной деятельности”.

Когда я начинал… 99% хоть сколько-нибудь вменяемых статей/ресурсов или презентаций о презентациях говорили о том, что “должна быть история, структура”, “создайте историю”, “расскажите (ну вы сами поняли что)”. И на этом полезность советов в этой области заканчивалась. В радость меня это не приводило, уж точно. И вы знаете, почему? Никто не давал подробного описания, а что же такое история? Каковы её основополагающие компоненты? Как, чёрт возьми, её, собственно говоря, писать?

Эти советы были похожи на крик: “Давай же, боксируй”, обращённый к человеку без спорт-подготовки, который вдруг оказался на ринге с профессионалом. В принципе, не поспоришь. Полезное замечание. Но как боксировать-то, если человек этого никогда не делал профессионально?

Если есть великий талант, то возможно история закончится более, чем хорошо для этого новичка. А если нет, то всё тоже будет хорошо, но уже для его противника. Бой продлится секунд 20-30. Разумеется самый полезный совет, который можно кричать новичку лишь один — уйди с ринга и запишись в секцию по боксу.

Также и с ресурсами о презентациях. Никто не давал безжалостный, но более полезный совет — пойди прочти 2-3 книги по сценарному мастерству таких-то авторов, затем напиши пару десятков своих рассказов и будешь “рассказывать истории в презентациях”.

Здесь стоит процитировать умного дядьку Дона Валентайна (венчурный капиталист №1 в Силиконовой Долине, США) в его обращении к Джерри Вайсману: “Джерри, проблема в том, что никто не знает, как рассказывать истории. И что хуже, никто не знает, что он этого не знает”.

Видимо, люди, дающие советы в большинстве ресурсов воспроизводят ту самую вторую часть проблемы. В результате получается крик: “Боксируй”, “Защищайся”, “Нападай”. Очень «полезные» советы.

Но вам повезло, что есть тренинг Алексея Каптерева. -) Он не загружает вам в мозг 20-30 мегабайт текста по сценарному мастерству и сторителлингу (к примеру, все книги про Гарри Поттера — около 17 мегабайт). И не надиктовывает пошаговую, не дающую сбоев, всегда работающую «отключи мозг и делай» инструкцию «как написать сценарий на миллион долларов». Нет. Всё гораздо интереснее.

Алексей Сергеевич вначале выдаёт 4 компонента, составляющих структуру практически любой хорошей истории. А затем проходится по каждому из блоков, описывая его в деталях: за что отвечает; что даёт; как создавать. И всё это сопровождает массой красочных и понятных примеров: где-то это выдержки из книг (успокойтесь, не больше 15 слов на слайд-)), где-то цитаты мастеров жанра, а где-то это наглядные выступления Стива Джобса и участников TED конференций.

Но на этом ничего не заканчивается. После того, как Лёша вооружает участников необходимым набором инструментов в рамках каждого компонента истории, он предлагает каждому составить этот блок по той презентации/теме, с которой участник пришёл на тренинг (ну или работает, будет работать в ближайшее время), а затем рассказать соседу по парте и… если результат для вас, действительно, важен, даже выступить с этим блоком перед всей аудиторией.

И если, кто-то из участников тренинга (совершенно далёкий от вашей темы), вдруг скажет после вашего рассказа-выступления (без многочасовой репетиции и даже без слайдов): “А ты знаешь, я проникся/испугался/заинтересовался”, то по-моему это верный показатель полезности тех знаний и того вектора движения, которые передаёт Алексей, ведь презентация — это в первую очередь интересная история.

Вначале смысл, потом красота.

Update:Забавно читать самого себя 5 лет назад (2011 год).

 

Я сознательно не даю ссылок на используемые наборы иконок.

Почему?

Когда нет понимания «что говорить», но есть набор красивых иконок — на слайдах появляется красивая ахинея. И автору таких слайдов кажется, что всё ок, т.к. он оценивает слайд с точки зрения «красоты», а не смысла.

Поэтому, своей позицией я сознательно создаю обстоятельства, заставляющие человека концентрироваться на содержании, а не оформлении. Когда нет 100 иконок, то остаётся лишь текст и человек пытается сделать его лучше.

Что нужно сделать, чтобы я отказался работать?

1. Прислать ТЗ или RFP.

Презентация — это коммуникация между двумя и более людьми. Нельзя создать коммуникацию между ТЗ и кем-то еще. C обоих сторон нужны живые люди.

Наличие у меня в работах презентаций “О компании” этого факта никак не меняет. Эти презентации — результат диалога и совместной работы с конкретным человеком, а иногда группой лиц, олицетворяющих эти компании.

2. Предложить создать презентацию для спикера без его участия.

Можно ли вставить пломбу через посредника? Увы, пока нет. Также и с презентацией.

3. Попросить создать презентацию для выступлений и для веба

Можно 2 презентации: одну для веба/почты, другую для выступлений. Это два разных формата, которые отличаются как книга от кинофильма.

4. Вы только слайды сделайте, текст мы предоставим

Если у вас уже есть текст, то вам нужен дизайнер. Мне такая задача неинтересна. Исключение —  у вас в тексте уже есть хороший нарратив, сильные доказательства и мне интересен сам проект.

Tribes, Seth Godin

Про идеи:

>In a battle between two ideas, the best one doesn’t necessarily win. No, the idea that wins is the one with the most fearless heretic behind it.

Чему не учат в школе:

>For seven, ten, or even fifteen years of school, you are required to not be curios. Over and over and over again, the curious are punished.

Про отпуск и работу:

>Isn’t it sad that we have a job where we spend two weeks avoiding the stuff we have to do fifty weeks a year?

Как опасно “еще не время”:

>The largest enemy of change and leadership isn’t a “no”. It’s a “not yet”. Change almost never fails because it’s too early. It almost always fails because it’s too late.

Про хорошие презентации:
>Быть харизматичным — это выбор, а не дар.

Лидеры не волнуются за авторство:

>Real leaders don’t care. If it’s about your mission about spreading the faith, about seeing something happen, not only do you not care about credit, you actually want other people to take credit.

Во что люди верят:

>People don’t believe what you tell them.
>They rarely believe what you show them
>They often belive what their friends tell them.
>They always believe what they tell themselves.
>What leaders do: they give people stories they can tell themselves. Stories about the future and about change.