Вопросы для начала работы над презентацией

Если главный вопрос при создании презентации: «//Зачем?//», то следующие два звучат следующим образом:

>//Что я хочу от аудитории?// и //Что я готов им дать взамен?//
>//— Андрей Скворцов//

The main question when you start making a presentation is “Why is it all about?”, next go these two:

>//What do I want from the audience?// and //What am I going to give them back?//
>//— Andrey Skvortcov//

«Единственный Шанс» — враг хорошей презентации

В презентация люди часто часто совершают ошибку «Единственного Шанса». Считают, что именно в Х день у них будет тот самый Единственный Шанс и нельзя его упускать. И тут же возникает волнение из страха совершить ошибку — упустить тот самый единственный шанс.

Страх ошибки формирует установку «не проиграть», а она, как хорошо знают спортивные тренеры, с высокой вероятностью приводит к проигрышу.

Позвольте себе ошибиться. Позвольте себе быть неидеальным.

Можете заранее спросить себя: «Чего именно я боюсь?» Запишите эти вещи и подготовьте контр-ответы или материалы. Некоторые спикеры перед важными презентациями заранее репетируют ошибки. Как я поведу себя, если проектор выключиться. Что я буду делать, если Интернета не будет…

Единственный Шанс и Непоправимая Ошибка — враги хорошего выступления. Постарайтесь не ходить на такие презентации, где у вас будет только единственный шанс. Или создавайте для себя дополнительные шансы репетицией ошибок.

Причина делать презентацию

Выше Тома Форда спрашивают, с чего он вдруг решил снять фильм после того, как всю жизнь проработал дизайнером:

>//Когда вы собираетесь снять фильм, вам стоит задаться вопросом: «Зачем?» Кому нужен фильм Тома Форда? Кого это заботит? Что в этом для них? И я хотел снять что-то… что-то значащее для меня.//
>
>//—Том Форд//

Единственная причина браться за презентацию — это наличие честного ответа на вопрос: «Зачем все это нужно?»

Презентация “Построение отчетности”

Опубликовали

— ~100 рабочих часов
— с 20 января по 29 марта 2013 года

Участники проекта

Всеволод Устинов — интервью и экспертность
Кирилл Касимский — обратная связь и критика
Иван Самойленко — ИТ-экспертиза.
Алексей Бурба — создатель презентации: сценарий и слайды.

Почему неудача — это нормально

В конце выступления Джеймс Камерон оставляет зрителя с простой мыслью: «Неудача — это нормально, а страх — нет».

Напомню, Джеймс — режиссер, который снимает самые кассовые фильмы. Еще раз. Самые кассовые. Т.е. мужик явно дело говорит. Специально для сомневающихся — Дов Сейдман подтверждает заявление Джима, исходя из своего опыта преподавания в Гарварде.

А, B и C — это оценки студентов на юридическом курсе, который вел Сейдман. У нас в России: А=5, B=4 и С=3. Как видно из графика, на пути от “незнайки” к “отличнику” неудачу терпят все. Ее нельзя не потерпеть. :–) Важно просто помнить, что неудача — это нормально, а страх — нет.

Нужда < Пользы

Люди часто пытаются строить презентацию из своей нужды. И часто именно из-за этого испытывают творческие затыки. Банально, не знают, что или как сказать. А все потому, что на уровне подсознания сами не видят в этом смысла. Не видят хорошего ответа — на вопрос: «Зачем все это говорить?»

Нужда
Ведущий мероприятий и свадеб: «Я хочу убедить заказчика, что не спутаю имена родителей невесты. Как это лучше сделать?». Ну трудно же с такими целями что-то хорошее рассказать. Однобокий и малополезный рассказ получается. Сюда же попадают всякие цели в стиле: «Продать» или «Чтобы купили». Им (вашей аудитории) не уж точно не хочется, чтобы им продавали.

Польза:
«Я хочу помочь ему провести свадьбу на 100 человек так, как будто это встреча старых друзей». А вот тут можно многое рассказать. Широкое полотно получается. И про то, чем обычно оборачиваются такие мероприятия. И о том, как всего этого можно избежать.

Польза гораздо больше, чем нужда. Нужда — крайне персонифицирована. Нужда — меркантильна. Нужда — односторонняя вещь. А польза — общая. Польза всегда крупнее, чем нужда.

>//Секрет счастья — найдите что-то более важное, чем вы, и посвятите этому всю свою жизнь.//
>//— Дэниель Дэннет, философ//

Просто представьте… Идет конференция. 100 человек слушают спикера. Вы вышли позвонить, а возвращаясь, увидели пожар в здании. Хоть что-нибудь остановит вас от того, чтобы закричать: «Пожар! Все на выход!» Ничего. Вы нашли нечто большее, чем вы сами. И поэтому вам легко говорить об этом.

Если секрет счастья в том, чтобы найти нечто большее, чем вы сами. То секрет хороших презентаций в том же самом.

Минускульные цифры — зло.

Мне кажется, что минускульные цифры — зло. В русских текстах стоит использовать только маюскульные. Презентаций это касается, в особенности. Исключение — романы о рыцарях в книгах с торшированным обрезом, кожаным переплётом и тиснением золотой фольгой.

Чем хороши маюскульные цифры?

— привычны: в школе вас учат писать именно маюскульные цифры
— легко читать: взгляд не скачет вверх-вниз
— универсальны: можно писать о рыцарях и об экономике

Декларативно vs Настоящно

Слова: честность, порядочность, ответственность, клиенториентированность и т.п. в отрыве от описания действия “Как вы это делаете?” несут декларативный характер. Мы им по-просту не верим. Когда вы добавляете конкретное описание “Как”, то сразу появляется настоящность.

Как публиковать презентации на Slideshare?

Как лучше всего публиковать презентации на Slideshare, если вам нужно:
— максимальное качество картинки
— поддержка нештатных шрифтов

Keynote: Save as PDF из Keynote

— большой вес (под 20 метров на 20 слайдов легко)
— ужать дополнительно через Acrobat не удалось
— самое лучшее качество
— все нештатные шрифты переносятся
— нет мыла при масштабировании во весь экран
Вывод: лучший способ для Keynote, наилучшее качество картинки.

PowerPoint: Save as PDF со встроенными шрифтами из PowerPoint

— шрифты присутствуют и корректно машстабируются
— если не забыть при конверте в PDF выставить “встроить шрифты”
— графические картинки картинки отображаются с артефактами
— размытие при масштабирование на весь экран (но не караул)
Вывод: лучший способ для PPTX.

Что нужно сделать, чтобы я отказался работать?

# 1. Прислать ТЗ или RFP.

Презентация — это коммуникация между двумя и более людьми. Нельзя создать коммуникацию между ТЗ и кем-то еще. C обоих сторон нужны живые люди.

Наличие у меня в работах презентаций “О компании” этого факта никак не меняет. Эти презентации — результат диалога и совместной работы с конкретным человеком, а иногда группой лиц, олицетворяющих эти компании.

# 2. Предложить создать презентацию для спикера без его участия.

Можно ли вставить пломбу через посредника?

# 3. Попросить создать одну презентацию для выступлений и для веба

Можно 2 презентации: одну для веба/почты, другую для выступлений.

# 4. Вы только слайды сделайте, текст мы предоставим

Если у вас уже есть текст, то вам нужен дизайнер. Мне такая задача неинтересна. //Исключение:// у вас в тексте есть интересная история и мне интересен сам проект.

Дизайн типовых документов

Иногда спрашивают:

Алексей, добрый день.
Требуется Ваша консультация в вопросе улучшения офера для клиентов, возможно ли это ? если да, то какие сроки и стоимость? Приложил пример коммерческого предложения.
— Виктор.

А я всегда отвечаю:

Виктор, добрый день.

Спасибо, что написали, но увы, я вряд ли могу помочь. Я по сложным презентациям, а здесь иная задача —переверстать документ. И мне кажется, что вам (вам и вашим коллегам) самим это по силами.

Для этого стоит стремиться к ясности и простоте

  1. Разделять смысловые блоки белым пространством
  2. Использовать фирменный стиль (шрифт, цвет и логотип)
  3. Удалять все лишние элементы (лишний = декорирует или украшает)

На выходе получите какой-то такой документ. Этот сделал я, не дизайнер.

Почему внешний дизайнер здесь не подойдёт
  1. Не каждая дизайн-студия возьмется за такую мелкую задачу. Либо им это операционно невыгодно, и в портфолио не положишь. Либо возьмутся, но и ценник выставят большой (чтобы отбить все издержки).
  2. А если возьмутся и сделают хорошо… то сами сотрудники через 2-3 месяца все «улучшат» до неузнаваемости: ну там болдом, курсивчиком, какой-нибудь плашечкой. Ведь они не дизайнеры.
  3. Ну и наконец, вряд ли это единственный документ, который требует графического порядка. Скорей всего таких документов много. Они разные, зачастую индивидуальные. Под клиента или задачу. Штучные изделия. На конвейер дизайн-студии не отдашь, слишком много и штучно. А я уверен, что вам бы хотелось начать системно понятней и эстетичней коммуницировать в документах.

Поэтому, мне кажется, что вам самим надо стать немножко дизайнерами. В 1897 году в России лишь 30% населения умели читать и писать, а сегодня 99,5%. Дизайн — это современная письменность. Осваивайте её, пожалуйста.

Или не осваивайте, но прошу вас перед этим посмотреть

  1. На состояние тех стран, где грамотность до сих пор ниже 30%. Возможно только мне видится в этом какая-то закономерность.
  2. На график роста акций компаний, которые вкладывают в дизайн и тех, кто не вкладывает.


Источник — DMI.

Одной презентации мало

Разговор с клиентом из биотеха

— А им точно ничего не надо делать?
— Ну, конечно, не надо. Я им революцию предлагаю.
— Если ничего не надо, то твори свою революцию без них.
— Ну… им надо построить линию производства для моего продукта…
— А сколько это стоит?
— Да копейки в сравнении с революцией…
— Не копейки. На этапе принятия решения у них есть готовая система производства и их проверенные методы, которые дадут им условные +2% в год без какой-то головной боли. И есть твое решение, которое даст «+неизвестносколько», а потребует +500% от затрат на то, что даст им +2% без головной боли.
— Да ты…
— Да я.

Людей, которые смогут увидеть революцию всегда будет меньше тех, кто умеет сравнивать две цифры. На всю Space X и Tesla лишь один Илон Маск. На весь Сбербанк лишь один Герман Греф.

Если нет хоть каких-то оценок, то вы рискуете уподобится Нилу Деграсс Тайсону. Это очень харизматичный астрофизик уже лет пять подряд произносит пламенные речи, что NASA надо дать больше денег (в 2 раза больше, чем NASA обычно просит). «Ведь космос — это развитие всей страны». Он даже выступал перед сенатом США. Но этих денег NASA так и не дали. И по планам не дадут еще лет 5.

Бюджет NASA на 2016 год — 19,3 млрд долларов, бюджет Роскосмоса — 5 млрд долларов.

Мне кажется, что стоит помнить простую вещь — вы разговариваете с гидрой. Только гидра эта добрая, но загруженная —  каждая голова забита своими задача.

«Сражение Геракла с лернейской гидрой», Антонио Поллайоло, 1475 г.

Директор может быть воодушевлен вашим революционным решением. Но с другой стороны в его голове роятся мысли: «А что скажут другие? А ведь у них уже есть цели и задачи на этот год. А ведь… это потребует серьезных ресурсов только на административное управление всем этим…»

Мне кажется, что наиболее подходящим шагом после воодушевления головы гендира будет договоренность, чтобы вы прошлись по остальным «головам гидры»: финансовый директор, коммерческий директор, маркетинг директор, директор производства и т.д. И обсудили с ними ситуацию — как они себе видят это. В чем могут быть проблемы? Возможно ли это с учетом их задач и целей?

И вот с этим багажом знаний уже можно снова приходить к генеральному и предлагать изменить мир. Иначе «гидра давайте-ничего-не-будем-менять» победит.

Трудности с коммуникацией ценностей естественны

>//…трудности, с которыми многие компании сталкиваются, пытаясь дифференцировать или сообщить внешнему миру свою истинную ценность, являются не бизнес-проблемой, а биологической.//
>
>//— Саймон Синек//

И точно так же, как человек старается изо всех сил выразить словами свои эмоции, мы полагаемся на метафоры, художественные приемы и аналогии, пытаясь сообщить о том, что мы чувствуем. Не располагая соответствующими языковыми средствами для сообщения наших эмоций, нашей цели, причины или убеждения, мы рассказываем истории.

Если все сделано правильно, это именно то, чем становятся маркетинг, брендинг, а также продукты и услуги. Для компаний это способ установить связь с внешним миром. Как с клиентами, так и (что мне кажется еще важнее) со своими сотрудниками.

Тренинг Алексея Каптерева

Т.к. я cам профессионально занимаюсь деланием презентаций, то, пожалуй, отмотаю время назад, когда я только начал заниматься презентациями (и ещё не делал это специализированно для других людей), год так 2007-й. И дам отзыв именно из того момента. Это будет полезнее для тех, кто сейчас “просто делает презентации по своей основной деятельности”.

Когда я начинал… 99% хоть сколько-нибудь вменяемых статей/ресурсов или презентаций о презентациях говорили о том, что “должна быть история, структура”, “создайте историю”, “расскажите (ну вы сами поняли что)”. И на этом полезность советов в этой области заканчивалась. В радость меня это не приводило, уж точно. И вы знаете, почему? Никто не давал подробного описания, а что же такое история? Каковы её основополагающие компоненты? Как, чёрт возьми, её, собственно говоря, писать?

Эти советы были похожи на крик: “Давай же, боксируй”, обращённый к человеку без спорт-подготовки, который вдруг оказался на ринге с профессионалом. В принципе, не поспоришь. Полезное замечание. Но как боксировать-то, если человек этого никогда не делал профессионально?

Если есть великий талант, то возможно история закончится более, чем хорошо для этого новичка. А если нет, то всё тоже будет хорошо, но уже для его противника. Бой продлится секунд 20-30. Разумеется самый полезный совет, который можно кричать новичку лишь один — уйди с ринга и запишись в секцию по боксу.

Также и с ресурсами о презентациях. Никто не давал безжалостный, но более полезный совет — пойди прочти 2-3 книги по сценарному мастерству таких-то авторов, затем напиши пару десятков своих рассказов и будешь “рассказывать истории в презентациях”.

Здесь стоит процитировать умного дядьку Дона Валентайна (венчурный капиталист №1 в Силиконовой Долине, США) в его обращении к Джерри Вайсману: “Джерри, проблема в том, что никто не знает, как рассказывать истории. И что хуже, никто не знает, что он этого не знает”.

Видимо, люди, дающие советы в большинстве ресурсов воспроизводят ту самую вторую часть проблемы. В результате получается крик: “Боксируй”, “Защищайся”, “Нападай”. Очень «полезные» советы.

Но вам повезло, что есть тренинг Алексея Каптерева. -) Он не загружает вам в мозг 20-30 мегабайт текста по сценарному мастерству и сторителлингу (к примеру, все книги про Гарри Поттера — около 17 мегабайт). И не надиктовывает пошаговую, не дающую сбоев, всегда работающую «отключи мозг и делай» инструкцию «как написать сценарий на миллион долларов». Нет. Всё гораздо интереснее.

Алексей Сергеевич вначале выдаёт 4 компонента, составляющих структуру практически любой хорошей истории. А затем проходится по каждому из блоков, описывая его в деталях: за что отвечает; что даёт; как создавать. И всё это сопровождает массой красочных и понятных примеров: где-то это выдержки из книг (успокойтесь, не больше 15 слов на слайд-)), где-то цитаты мастеров жанра, а где-то это наглядные выступления Стива Джобса и участников TED конференций.

Но на этом ничего не заканчивается. После того, как Лёша вооружает участников необходимым набором инструментов в рамках каждого компонента истории, он предлагает каждому составить этот блок по той презентации/теме, с которой участник пришёл на тренинг (ну или работает, будет работать в ближайшее время), а затем рассказать соседу по парте и… если результат для вас, действительно, важен, даже выступить с этим блоком перед всей аудиторией.

И если, кто-то из участников тренинга (совершенно далёкий от вашей темы), вдруг скажет после вашего рассказа-выступления (без многочасовой репетиции и даже без слайдов): “А ты знаешь, я проникся/испугался/заинтересовался”, то по-моему это верный показатель полезности тех знаний и того вектора движения, которые передаёт Алексей, ведь презентация — это в первую очередь интересная история.

Вначале смысл, потом красота.

Update:Забавно читать самого себя 5 лет назад (2011 год).

 

Я сознательно не даю ссылок на используемые наборы иконок.

Почему?

Когда нет понимания «что говорить», но есть набор красивых иконок — на слайдах появляется красивая ахинея. И автору таких слайдов кажется, что всё ок, т.к. он оценивает слайд с точки зрения «красоты», а не смысла.

Поэтому, своей позицией я сознательно создаю обстоятельства, заставляющие человека концентрироваться на содержании, а не оформлении. Когда нет 100 иконок, то остаётся лишь текст и человек пытается сделать его лучше.